Wizyta tradycyjna a wizyty online – spostrzeżenia i opinia partnerów z Województwa Lubelskiego
Zgodnie z harmonogramem działań zaplanowanym w ramach projektu SCALE UP, w styczniu 2020 r,. Województwo Lubelskie jako pierwsze zorganizowało wizytę studyjną, podczas której przedstawiono trzy dobre praktyki: NLAB - Nevada - Lubelskie Acceleration Bridge, Marka Lubelskie oraz Centrum Obsługi Inwestora i Eksportera (COIE). Wizyta odbyła się w tradycyjnej formie - do Lublina (stolicy regionu) przyjechali wszyscy partnerzy projektu i wzięli udział w 2-dniowym programie przygotowanym przez stronę polską. Poza głównym celem wizyty, jakim było zapoznanie się z dobrymi praktykami (seminarium, bezpośrednie wizyty w terenie oraz rozmowy z beneficjentami praktyk), wizyta była również okazją do integracji w ramach zespołu SCALE UP, osobistego spotkania i inspirujących rozmów.
Niestety, w związku z wybuchem pandemii oraz ograniczeniami związanymi
z podróżowaniem, należało kompletnie zmienić koncepcję kolejnych wizyt studyjnych i przeprowadzić je w formie zdalnej. W tym celu konsorcjum SCALE UP opracowało metodologię międzynarodowej wymiany doświadczeń - online. Mając świadomość, że wizyty w formule online nie będą w stanie zastąpić pierwotnego planu działań projektu, potraktowano i zaplanowano je jako alternatywną metodę na zapoznanie się z dobrym praktykami stosowanymi w poszczególnych regionach. Zdaniem partnerów z województwa lubelskiego, wobec zaistniałej sytuacji, zaproponowana formuła sprawdziła się i skutecznie pozwoliła na kontynuację wizyt studyjnych, a tym samym utrzymanie ciągłości projektu. Podobnej opinii są interesariusze oraz ekspert SCALE UP współpracujący w ramach projektu z Województwem Lubelskim, którzy brali udział w poszczególnych spotkaniach online. Możliwość wcześniejszego zapoznania się z materiałami dotyczącymi każdej z wizyt była bardzo dobrym rozwiązaniem, pozwoliło to na lepsze zrozumienie przedstawianych w trakcie spotkań dobrych praktyk. Doceniono również różnorodność przygotowanych materiałów – szczegółowe opisy, nagrania video, wywiady, wystąpienia na żywo podczas wizyt studyjnych. Ogólnie, zarówno przyjęta struktura wizyt jak i osoby biorące w nich udział spełniły swoje cele w takim wymiarze, w jakim pozwalały na to kontakty online. Zważywszy na krótki termin przygotowania, organizatorzy przeprowadzili spotkania bardzo profesjonalnie, a ilość i sposób przekazanej wiedzy pozwoliła zrozumieć mechanizmy stojące u podstaw prezentowanych dobrych praktyk. W trakcie spotkań organizatorzy starali się odpowiedzieć na pojawiające się pytania, jeśli nie udało się to ze względu na ograniczenia czasowe, partnerzy pozostawali do dyspozycji oferując kontakt indywidualny. Ponadto pytania można było również zadawać w formie pisemnej na wcześniej przygotowanym formularzu. Zdaniem eksperta SCALE UP, trudne zadanie przetarcia szlaków otrzymali partnerzy z North Hessen i poradzili sobie z tym wyzwaniem bardzo dobrze. Przygotowane prezentacje i filmy były ciekawe, informatywne i skoncentrowane na zadaniu, któremu służyły, czyli najlepszemu opisowi dobrych praktyk. Odzwierciedlało to też charakter samych praktyk, które były racjonalne, usystematyzowane i skuteczne. Każde kolejne spotkanie online było charakterystyczne ze względu na rodzaj prezentowanych praktyk, przygotowane prezentacje, samych prowadzących jak i beneficjentów dobrych praktyk.
Pomimo sprawnej i efektywnej organizacji wizyt pozostaje niedosyt spowodowany brakiem spotkań na żywo. Nie udało się zobaczyć, doświadczyć opisywanych miejsc i działań oraz lepiej poznać organizatorów i beneficjentów dobrych praktyk. Ten element międzynarodowej wymiany doświadczeń jest nieoceniony i niezastąpiony. Z drugiej jednak strony, dzięki formie online, spotkania miały znacznie większe grono odbiorców (około kilkadziesiąt osób na każde spotkanie), co nie byłoby możliwe w przypadku tradycyjnej formuły wizyt.
Interesariusze z województwa lubelskiego chętnie brali udział w wizytach studyjnych, dało im to możliwość podpatrzenia ciekawych rozwiązań stosowanych w różnych krajach Europy, a niektórych dodatkowo zainspirowało to do zainicjowania ciekawych inicjatyw w ramach prowadzonej działalności.
